Registrar um funcionário sempre é motivo de dúvidas para o empregador. Depois de
várias entrevistas e seleções, é chegado o momento de iniciar o processo burocrático para
efetivar a pessoa escolhida para o cargo.
A contratação definitiva ocorre através do registro do empregado com as devidas
anotações nos livros, fichas ou sistemas informatizados; e também na Carteira de Trabalho e
Previdência Social (CTPS).
A primeira decisão a ser tomada pelo empregador ao registrar um funcionário é sobre
o tipo de contrato que será estabelecido. Neste caso, existem duas opções: o contrato de
experiência e o contrato de trabalho. Esse último, é o mais comum e faz com que o empregado
tenha vínculo com a empresa, não limitando um tempo de atuação no local.
Já o contrato de experiência vigora por 45 dias, podendo ser prorrogado por até 90
dias. Neste tipo de acordo, o funcionário tem a garantia de emprego e salário por três meses.
Terminado o período, o empregador poderá dispensá-lo e deverá arcar com o pagamento de
um quarto do 13º salário e férias proporcionais, ficando dispensado da obrigatoriedade de
aviso prévio ou multa de 40% por motivo de rescisão.
Caso o empregado não seja demitido após os 90 dias, o contrato de experiência se
transforma, automaticamente, em um contrato de trabalho.
O contrato de experiência é mais vantajoso para a empresa, pois assegura um tempo
para a análise do novo funcionário e, caso haja algum problema, é possível desliga-lo com mais
facilidade e menos burocracia.
A redação do contrato para o registro do funcionário é de responsabilidade do
empregador que precisará dos documentos de identidade (RG) e CPF, além da data de
nascimento do contratado. Ele também deverá fornecer a Carteira de Trabalho, um
comprovante de endereço, o título de eleitor e o cartão do Programa Integração Social (PIS).
Se o funcionário não tiver registro no PIS, a empresa deverá providenciar a matrícula
do mesmo junto à Caixa Econômica Federal. É importante verificar também se o funcionário
possui cadastro no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e, em caso negativo, deve-se
fazer através do site da Previdência Social. Para facilitar o procedimento e evitar qualquer tipo
de atraso ou ilegalidade, o número gerado pelo PIS pode ser utilizado para o recolhimento do
INSS.
O contrato de experiência ou o de trabalho não precisa ser reconhecido em cartório.
Basta fazer em duas vias para que empregador e empregado possuam o documento.
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Benefícios
Outro documento importante no momento de registrar um funcionário é a declaração,
por parte da empresa, dos benefícios que serão concedidos ao contratado, como vale
alimentação e vale transporte, por exemplo. Esses registros devem descrever todas as
condições do benefício, principalmente no que se refere a descontos na folha de pagamento.
As condições devem ser aceitas pelo funcionário que terá que a referida declaração.
Para saber quais são os benefícios que o trabalhador possui, é preciso verificar a categoria em
que ele se enquadra e o sindicato que o representa. A partir daí, é possível acessar o site da
entidade e encontrar a Convenção Coletiva que determina todos os termos de trabalho da
categoria.
Preenchendo a Carteira de Trabalho
Todas as informações referentes ao contrato de trabalho, benefícios e recolhimento de
encargos como INSS e FGTS devem estar anotadas na Carteira de Trabalho do funcionário.
Os dados do empregador, a data de admissão e o valor do salário também são itens
fundamentais que devem constar no registro.
Nas páginas de observação é possível incluir informações sobre a contribuição sindical
e os benefícios concedidos, entre outras anotações relevantes.
O prazo máximo para que o empregador faça todas as anotações e permaneça com a
Carteira de Trabalho é de 48 horas. Por isso, é importante que a empresa se organize para
realizar todas as anotações dentro do prazo; e que emita um recibo de devolução, que deve
ser assinado quando o documento for devolvido ao empregado.
Antes de assumir o cargo na empresa, é preciso que o funcionário faça o exame
médico admissional, realizado por uma empresa especializada e certificada pelo Ministério do
Trabalho e Emprego (MTE). O pagamento pelo exame também é de responsabilidade do
empregador, que terá a garantia de que o funcionário está em plenas condições físicas para o
trabalho.
Outro ponto importante na realização do exame é que a empresa poderá evitar litígios
futuros, caso o funcionário alegue, sem a apresentação de provas, ter adquirido um problema
de saúde causado pela função exercida.
Por Renato Savy
Advogado
